Abschlagsrechnung und Schlussrechnung richtig schreiben
Bei langen Projekten stellen Sie Teilbeträge in Rechnung. So rechnen Sie am Ende sauber ab.
Dauert ein Auftrag Wochen oder Monate, müssen Sie nicht bis zum Ende auf Ihr Geld warten. Sie können Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Teile verlangen oder, wenn vereinbart, Anzahlungen vor Beginn.
Die Abschlagsrechnung
- Sie trägt eine eigene Rechnungsnummer und die üblichen Pflichtangaben.
- Nennen Sie den Auftrag oder das Projekt und beschreiben Sie, welchen Teil der Leistung der Abschlag betrifft.
- Die Umsatzsteuer wird ausgewiesen. Bei Anzahlungen kann sie schon mit dem Zahlungseingang entstehen, auch wenn die Leistung noch nicht erbracht ist.
Die Schlussrechnung
Mit der Schlussrechnung rechnen Sie den gesamten Auftrag ab. Danach ziehen Sie die bereits gezahlten Abschläge ab. Das Finanzamt erwartet, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer erkennbar abgesetzt werden. Führen Sie die Abschläge deshalb einzeln mit Datum und Betrag auf.
Tipp: Vergeben Sie für Abschläge und Schlussrechnung die gleiche Projektbezeichnung. So lässt sich später leicht nachvollziehen, was bereits bezahlt wurde.