Pflichtangaben auf der Rechnung: die Checkliste nach § 14 UStG
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit Ihr Kunde den Vorsteuerabzug behält und das Finanzamt nicht nachfragt.
Eine Rechnung ist nur dann in Ordnung, wenn sie bestimmte Angaben enthält. Fehlt etwas, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren, und das Finanzamt kann nachfragen. Welche Angaben nötig sind, regelt § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Die Angaben im Überblick
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eine Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung, oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei längeren Leistungen der Zeitraum
- Das nach Steuersätzen aufgeteilte Entgelt und im Voraus vereinbarte Minderungen, zum Beispiel Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Häufige Stolperfallen
- Die Rechnungsnummer darf nicht doppelt vergeben werden. Sie muss eindeutig sein, völlig lückenlos muss sie nicht sein.
- Das Leistungsdatum fehlt. Stimmt es mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein entsprechender Hinweis.
- Bei mehreren Steuersätzen müssen Entgelt und Steuer je Satz getrennt ausgewiesen werden.
- Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und brauchen stattdessen einen Hinweis auf § 19 UStG.
Sonderfall: Erbringen Sie Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück für Privatpersonen, muss die Rechnung zusätzlich auf deren Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren hinweisen.
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln. Mehr dazu im Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.